Comment rédiger le rapport de stage

Avant de vous lancer

La mise en forme et la présentation du rapport de stage doivent faire l’objet d’une attention particulière car ce sont deux éléments sur lesquels reposera en partie l’évaluation des examinateurs. La présentation n'est pas accessoire ou secondaire à l’égard du travail effectué au cours du stage ou à l’égard du contenu même du rapport.


La première impression que donnera l’aspect général de votre rapport de stage est donc très importante et il faut éviter à tout prix que cette première impression soit négative ou repoussante. L’objectif est tout au contraire de faire en sorte que votre rapport soit attrayant c'est à dire clairement présenté, agréable à lire, soigné, aéré, illustré et surtout structuré.


Les correcteurs doivent pouvoir appréhender et comprendre rapidement votre travail et votre cheminement jusqu’à la conclusion du rapport. Ainsi ils pourront se forger une opinion rapide de la qualité du contenu et de la pertinence de votre travail.


Les conseils de base

Voici quelques conseils pour avoir un rapport clair et structuré :


- il est évident que votre rapport doit être dactylographié ;


- n'écrivez que sur le recto des feuilles ;


- adoptez une mise en page simple, rigoureuse et uniforme ;


- construisez et structurez votre plan et votre rapport en numérotant et en hiérarchisant les parties et les paragraphes de façon logique et cohérente.


La mise en page de votre travail doit être claire, structurée et aérée (sans pour cela "craindre les courants d'air"). Espacer au maximum pour chercher à combler un manque de contenu n’est pas une bonne solution et est en général vite démasqué.


La mise en forme

Un rapport de stage comporte en général de 20 à 50 pages (hors annexes) en fonction de l’importance et de la durée du stage et également du niveau d’étude de l'étudiant. Un mémoire classique se veut plus volumineux (entre 60 et 120 pages). Ayez toujours à l’esprit qu’un travail synthétique, pertinent et intelligemment construit prévaut à un dossier trop volumineux où le lecteur ne retrouve pas facilement le cheminement de votre réflexion.


Les reliures à spirales sont préférées aux autres formes de reliures (chauffées, collées, ou agrafées). Pensez cependant à utiliser des reliures adaptées au volume de votre dossier.


Trop de sauts de ligne et de sauts de paragraphe rendent la lecture difficile. Un saut de ligne correspond à l'annonce d'une nouvelle idée. Un saut de paragraphe marque une nouvelle partie ou sous-partie.


Les notes de bas de page sont utilisées pour donner une précision (source d'une information ou d’un chiffre, référence et page d'un ouvrage pour une citation...), apporter un commentaire personnel ou développer une idée non indispensable.


Un en-tête et un pied de page concis sont recommandés. On y retrouve en général en en-tête le nom du sujet et en pied le nom de l’étudiant, de son école et le numéro de page.


Les graphiques, schémas, tableaux ou photos viennent étayer des faits et appuyer des hypothèses développées. Faites-en un usage modéré et placez les intelligemment de façon à renforcer les idées que vous développez. Prenez garde à ce qu’ils soient clairs, propres et qu’ils mentionnent la source.


La pagination

La pagination commence immédiatement après la page de couverture.


La règle générale veut que la page de garde et la page de titre soient comptées dans le nombre total de pages mais ne portent pas de numéro.


La première page numérotée sera donc le sommaire en page 3 s'il y a une page de garde et une page de titre.


D'autres usages peuvent être acceptés, renseignez-vous auprès de votre responsable pédagogique et vérifiez toujours que toutes les feuilles soient paginées de façon cohérente.



Le style

Il dépend très largement des attentes académiques et de l'objectif du rapport (narratif s'il s'agit de restituer un vécu ou démonstratif dans le cas d'une mission ou d'un travail de recherche).


D'ordinaire, on recommande aux étudiants de rédiger leur travail dans un style soutenu et impersonnel.


Voici les principales erreurs à éviter :


- l'utilisation de jargons et autres formules argotiques ;


- l'utilisation des néologismes et anglicismes courants : adulescent, consom'acteurs, e-mail, news, checker... ;


- l'utilisation du langage parlé ou familier ;


- l'utilisation du Je. Préférez le Nous ou Il / Elle beaucoup plus corrects.




La typographie

La taille de la police est généralement de 12 à 24 points pour les titres, de 12 points pour le corps du texte et de 9 ou 10 points pour notes de bas de page et annotations. Il est préférable d’utiliser des polices de caractères traditionnelles faciles à lire (Arial, Times, Helvetica...) avec une interligne minimum de 1,5 point pour tous les dossiers jusqu’à 100 pages (au-delà, on peut aller jusqu’à un espacement de 2 points).



La couleur ainsi que les effets de mise en forme des mots (gras, souligné, italique …) doivent correspondre au même type de texte et sont à utiliser avec parcimonie. N'hésitez pas à utiliser la charte graphique de votre entreprise si elle en possède une.


Les guillemets et l’italique sont en général réservés aux citations. La source (références précises de l'ouvrage et les numéros de page) doit se trouver en note de bas de page.


Les phrases doivent être courtes, précises et compréhensibles (15 à 20 mots) et les paragraphes seront justifiés et non alignés à gauche. Pensez à aérer vos pages en sautant des lignes. Une page contient généralement 35 à 45 lignes d'une soixantaine de caractères. Au-delà, elle devient péniblement lisible.

Les lettres majuscules

L'usage veut que l'on utilise une majuscule :

- en début de phrase ;

- en début de ligne lors d'une énumération ayant en tête de ligne des signes de ponctuation comportant un point (par exemple : A. 2. III.) ;

- généralement en début de citation ;

- pour tous les noms propres de personnes, de lieux et de marques ;

- pour tous les noms d'entreprises, instituts, associations et clubs ;

- pour le nom des ministères.



La ponctuation


Voici quelques règles simples à respecter impérativement :


- il n'y a pas d'espace après une parenthèse ouverte, avant une virgule, avant un point, avant et après un tiret d'un nom composé (ex : un porte-monnaie) ;


- il y a toujours un espace après un point, une virgule, le signe %, le guillemet de fermeture ;


- il n'y a pas de point après un titre ;


- il y a un espace avant et après un guillemet d'ouverture, deux points, le point-virgule, un point d'interrogation et d'exclamation ;


- d'ordinaire les lettres en majuscule ne sont pas accentuées ;


- on ne débute jamais une ligne par un signe de ponctuation (exception faite des énumérations).


La rédaction

La synthèse est une des qualités primordiales d'un rapport de stage. La note des évaluateurs n'étant en aucun cas proportionnelle à la taille du rapport.


Le risque actuel avec les sources d'information n'est pas la pénurie mais la surabondance d'informations. Chaque phrase doit avoir un intérêt et être insérée dans un ensemble logique. Les généralités ainsi que tous les passages intégralement repris qui proviennent de sources extérieures (téléchargés, recopiés, photocopiés, etc.) doivent donc être renvoyées en annexes. Il est déconseillé de rédiger des phrases avant d'avoir construit un plan détaillé pour organiser les idées.


Le style doit rester sobre : les superlatifs, les tournures passives, les formes négatives, le point d'exclamation, certains adverbes (très, beaucoup, toujours, jamais...) et certains adjectifs (incroyable, formidable, énorme...) témoignant de l'enthousiasme de l'étudiant sont à éviter. L'emploi d'acronymes (ANPE, CCI, GPAO...) doit rester modéré et ceux-ci doivent être expliqués lors de leur premier usage ainsi que dans une table des abréviations, le cas échéant.


Hormis pendant la soutenance ou en conclusion, les jugements de valeur et les formes normatives (il faut, nous devons...) sont à éviter et doivent dans tous les cas être accompagné d'argumentations. L'emploi du "je" et les récits d'expériences personnelles ne sont possibles que lors de la soutenance.


Les marges et espaces

Les dimensions minimales à respecter pour un document dactylographié sont de 1,5 cm en haut, 1,275 cm en bas, 1,5 cm à gauche et 0,5 cm à droite.


Cependant, la règle générale pour un document de format A4 est de définir une marge uniforme de 2,5 cm. Seule la marge à gauche peut être supérieure pour l'utilisation de reliure.


Pour palier aux désagréments que peuvent générer les espaces dans les logiciels de traitements de textes (renvoi à la ligne inopportun), utilisez la fonction "espace insécable" qui empêche la dissociation d'un mot et d'un signe de ponctuation.


La grammaire et l'orthographe


L'utilisation des correcteurs d'orthographe des outils bureautiques est bien entendu indispensable. Cependant, il faut obligatoirement relire et de faire relire son rapport par des personnes extérieures qui apporteront un regard plus critique sur la syntaxe et la grammaire.


Voici quelques fautes courantes à éviter :


- l'Etat et non l'état ;

- les Argentins et non les argentins (l'adjectif de nationalité ne prend pas de majuscule, mais le substantif si) ;

- le chiffre d'affaires ;

- l'Union européenne et non l'Union Européenne (la première lettre des noms est en majuscule, mais les adjectifs ne prennent de majuscule que s'ils sont placés en début de l'acronyme) ;

- Deuxième et non 2e ou 2ème ; - etc. et non etc... ;

- Comme suite à, et non suite à ;

- M. et non Mr... Munissez-vous au minimum d'un manuel de grammaire, d'un dictionnaire et d'un dictionnaire des synonymes lors de la rédaction de votre travail.